Manual do PHL8.0 - 3.02.01. Base de Dados de Tombo

Base de dados de controle administrativo do patrimônio documental da biblioteca. Seu uso é restrito aos funcionários da biblioteca. Cada registro desta base de dados irá corresponder a um exemplar de um título catalogado e estará sempre vinculado a este título.

O PHL proporciona duas alternativas para o processo de tombamento dos objetos a serem integrados ao acervo:

Pré-catalogação/Tombamento
Esta alternativa é indicada para bibliotecas onde a rotina de tombamento está a cargo de pessoal de nível médio e a rotina de catalogação a cargo de bibliotecários. Se ambas as rotinas (tombamento e catalogação) estiverem a cargo de bibliotecários, recomendamos o tombamento a partir da base de dados do catálogo por ser muito mais eficiente.

Catalogação/Tombamento
Alternativa onde o tombamento é feito diretamente a partir do link "Tombar" vinculado ao registro de cada título do catálogo.

Os campos de dados disponíveis em cada registro desta base de dados são:

800 - Identificação do Título (obrigatório)
Código que identifica o título do qual este exemplar é parte. Este código é gerado automaticamente durante a criação de um novo registro de tombo com a informação do campo #002 do registro do catálogo do qual este exemplar é parte. Todos os exemplares de um mesmo título sempre terão o mesmo número de identificação do título.
IMPORTANTE: Se este número for alterado, o exemplar perderá o vínculo com o registro do título no catálogo do qual é parte.
O conteúdo deste campo é indexado no todo e no todo com o prefixo [TIT=].
```
Exemplos de buscas: 05120114238421
                    05120114238421/(800)
                    TIT=05120114238421
```

801 - Número de tombo (obrigatório)
Número patrimonial que identifica unicamente cada objeto do acervo da biblioteca. O controle seqüencial desta numeração é feito automaticamente pelo PHL, iniciando na numeração com o valor fornecido no arquivo de configuração "001_tbo.ctl". Ao instalar o PHL pela primeira vêz, o conteúdo deste arquivo terá o valor 1.

A configuração do número de tombo inicial para o controle automático da numeração é feito através da edição do arquivo "001_tbo.ctl", registrando neste arquivo o número inicial da següencia numérica. A edição pode ser feita com qualquer editor de texto (notepad, edit, vi, etc.).

Algumas bibliotecas utilizam notações compostas com letras e números para representar o número de tombo. Nestes casos, basta transcrever a notação neste campo e efetuar manualmente o controle desta numeração para que não haja duplicidades.

Recomendamos a utilização de tombos numéricos para poder usufruir da vantagem do controle automático da numeração oferecido pelo PHL, evitando duplicidades na numeração.

Embora não seja recomentado, o PHL permite números de tombo duplicados quando forem de bibliotecas distintas. Isto pode acontecer quando o PHL estiver sendo utilizado para administrar um sistema de bibliotecas que possuem as mesmas sequencias de número de tombos, iniciando todas a partir do tombo 1. Neste caso, o bibliotecário deverá estar sempre alerta e identificar se objeto devolvido é realmente da sua biblioteca. Este cuidado não será necessário quando não houver duplicidades de números de objetos em todo o sistema de bibliotecas.

A quantidade máxima de caracteres permitidos no número de tombo são 26 caracteres. Por padrão, o PHL gera o número de tomos com 6 dígitos mas este padrão pode ser alterado para 9 ou 12 dígitos na base de dados de configuração do sistema.

Exemplo:

O conteúdo deste campo é indexado no todo e no todo com o prefixo [TBO=].
```
Exemplos de buscas: 000029
                    000029/(801)
                    TBO=000029
```

803 - Exemplar (essencial)
Número de ordem que identifica o exemplar.

Este número é gerado e controlado automaticamente pelo PHL durante o processo de registro de um novo exemplar. Havendo necessidade ele pode ser alterado.

Exemplo:

O conteúdo deste campo não é indexado.

806 - Verba do Curso (facultativo)
Nome do curso que cedeu a verba para a aquisição do documento.

A indicação do curso é feita através da seleção dos cursos disponíveis que foram definidos pela biblioteca. A definição dos cursos deve ser feita pela biblioteca através da alimentação da base de dados de cursos e disciplinas. Esta base de dados é distribuida vazia.

Exemplo:

O conteúdo deste campo é indexado palavra por palavra, no todo e no todo com o prefixo [CUR=].
```
Exemplos de buscas: ambiental
                    ambiental/(806)
                    engenharia ambiental
                    engenharia ambiental/(806)
                    CUR=engenharia ambiental
```

807 - Status (obrigatório)
Código de controle de disponibilidade do objeto.

Indicação da disponibilidade do objeto. O sistema prevê 3 classes de disponibilidade: objetos circulantes, não circulantes e indisponíveis. Se o objeto fizer parte do conjunto de objetos circulantes, o código da disponibilidade será "S". Se o objeto fizer parte do conjunto de objetos não circulantes, o código da disponibilidade será "N". Se o objeto fizer parte do conjunto de objetos indisponíveis, o código da disponibilidade será "C".

Exemplo:

O código é indexado com o prefixo [STA=]. Os registros sem status definido são indexados com a chave [A807].
```
Exemplos de buscas: STA=S
                    A807
```

809 - Procedência (facultativo)
Código que indica a procedência do documento para fins de emissão de relatórios estatísticos exigidos pelo MEC. Os códigos disponíveis serão aqueles definidos no formulário de configuração do sistema.

Exemplo:

O código é indexado com o prefixo [PRC=]. Os registros com informação ausente neste campo podem ser encontrados com a chave [A809].
```
Exemplos de buscas: PRC=N
                    A809
```

819 - Modo de aquisição (obrigatório)
Código correspondente à forma de aquisição do documento para fins de emissão de relatórios estatísticos exigidos pelo MEC.

As opções apresentadas na caixa de seleção do formulário são aquelas definidas na base de dados de configuração do sistema. Havendo necessidade, novas opções podem ser inseridas.

Por padrão, o PHL vem configurado com os seguintes códigos:
- C = Compra
- P = Permuta
- D = Doação
- O = Outra
Exemplo:

O conteúdo deste campo é indexado com o prefixo [AQU=]. A busca de registros com ausência de informação neste campo pode ser feita com a chave [A819].
```
Exemplos de buscas: AQU=C
                    A819
```

820 - Data da Aquisição (obrigatório)
Data da aquisição do documento ou objeto padronizada no formato ISO (AAAAMMDD) para fins de emissão de relatórios estatísticos exigidos pelo MEC.

Caso a data de aquisição não seja conhecida, registre a data de publicação do documento.

O conteúdo deste campo é indexado no todo, no todo com o prefixo [DTA=]. O dia é indexado com o prefixo [D=], o mês indexado com o prefixo [M=] e o ano indexado com o prefixo [A=]. Os registros com ausência de informações neste campo podem ser buscados por [A820].

Exemplo:
```
Exemplos de buscas: 20050401
                    20050401/(820)
                    DTA=20050401
                    D=01
                    M=04
                    A=2005
```

821 - Fornecedor/Doador (facultativo)
Nome do fornecedor ou doador do documento. Este campo não deve ser preenchido quando o tipo de documento for "S" (série periódica).

Exemplo:

O conteúdo deste campo é indexado no todo e palavra por palavra.
```
Exemplos de buscas: Distribuidora Barros Ltda
                    Distribuidora Barros Ltda/(821)
                    Barros
                    Barros/(821)
```

822 - Nota fiscal (facultativo)
Número da nota fiscal correspondente à compra do documento.

Exemplo:

O conteúdo deste campo é indexado no todo com o prefixo [NF=]
```
Exemplo de busca: NF=000321
```

823 - Valor em moeda corrente (facultativo)
Valor pago ao documento ou objeto para fins de emissão de relatórios patrimoniais. As casas decimais deverão ser separadas por ponto.

Exemplo:

O conteúdo deste campo é indexado com o prefixo [RS=]
```
Exemplo de busca: RS=23.10
```

824 - Valor em Dólar (facultativo)
Conversão para U$ dolar do valor registrado no campo 823. As casas decimais deverão ser separadas por ponto.

Exemplo:

O conteúdo deste campo é indexado com o prefixo [US=].
```
Exemplo de busca: US=4.30
```

825 - Prazo excepcional (facultativo)
Prazo de empréstimo, quando o mesmo NÃO for seguir as mesmas regras gerais de empréstimo configurada para este tipo de documento ou objeto. Este campo NÃO deverá ser preenchido se o documento ou objeto for seguir as regras já estabelecidas nas configurações de prazos e quantidades.

O formulário apresenta as opções configuradas na base de dados de configurações. Havendo necessidade, novos prazos poderão ser configurados.

A opção (Overnight) quando selecionada vai impedir que o documento seja emprestado antes de uma hora do término do expediente e obriga que a devolução seja feita até uma hora após a abertura da biblioteca no próximo dia útil. Se o usuário devolver fora deste horário, incidirá multa ou pena de suspensão, para cada hora de atraso. O cálculo da multa será feito pela quantidade de horas de atraso multiplicado pelo valor da multa diária definida no regulamento da biblioteca.

Exemplo:

O conteúdo deste campo não é indexado.

826 - Técnicas e métodos de restaurações (facultativo)
Técnicas e métodos de restaurações de fotografias e objetos de museu. A definição das opções que serão apresentadas na caixa de seleção dos formulários serão aquelas definidas no campo #635 da base de dados de configuração da biblioteca.

Exemplo:

O conteúdo deste campo é indexado no todo.
```
Exemplos de buscas: limpeza quimica
                    limpeza quimica/(826)
```

827 - Materiais empregados no tratamento (facultativo)
Materiais empregados no tratamento de fotografias e objetos. As opções apresentadas na caixa de seleção são aquelas definidas no campo #636 da base de dados de configuração da biblioteca e podem ser alteradas.

Exemplo:

O conteúdo deste campo é indexado no todo.
```
Exemplos de buscas: Detergente
                    Detergente/(827)
```

828 - Data do último tratamento (facultativo)
Data em que o objeto sofreu algum tipo de tratamento. A data deverá ser registrada no formato ISO (AAAAMMDD).

Exemplo:

O conteúdo deste campo é indexado no todo com o prefixo [DTT=].
```
Exemplo de busca: DTT=20021202
```

829 - Nome da pessoa responsável pelo último tratamento (facultativo)
Nome da pessoa responsável pelo último tratamento dado à fotografia ou outro objeto.

Exemplo:

O conteúdo deste campo é indexado palavra por palavra.
```
Exemplo de busca: Larissa
                  Larissa/(829)
```

830 - Nome dos antigos proprietários do objeto (facultativo)
Nomes dos antigos proprietários do objeto inserido no acervo.

Exemplo:

O conteúdo deste campo é indexado palavra por palavra.
```
Exemplos de buscas: Diniz
                    Diniz/(830)
```

831 - Cedência (facultativo)
Informações que identificam o processo de cedência de uma foto ou objeto de museu. Este campo é composto dos seguintes subcampos:
```
   (d) Data da cedência
   (n) Nome do cedente
   (o) Objetivo da cedência
   (u) Utilizada em
   (a) Autorizado por
```
Exemplo:

O conteúdo deste campo não é indexado.

832 - Data da Prevenção (facultativo)
Data do ato de tratamento preventivo e de conservação do objeto. A data deverá ser registrada no formato ISO (AAAAMMDD).

Exemplo:

O conteúdo deste campo é indexado com o prefixo [DPP=].
```
Exemplo de busca: DPP=20040823
```

833 - Valor do seguro (facultativo)
Valor segurado do objeto.

Exemplo:

O conteúdo deste campo não é indexado.

836 - Disciplina (facultativo)
Nome da discisplina para o qual o documento tenha sido adquirido.

Exemplo:

O conteúdo de cada elemento deste campo é indexado no todo e palavra por palavra.
```
Exemplos de buscas: Introducao a filosofia
                    Introducao a filosofia/(836)
                    filosofia
                    filosofia/(836)
```

837 - Observações Gerais (facultativo)
Observações gerais acerca do documento ou objeto.

Exemplo:

O conteúdo deste campo é indexado palavra por palavra.
```
Exemplos de buscas: Suspenso
                    suspenso/(837)
```

999 - Datas de Controle (obrigatório)
Notação composta da data de criação e última modificação do registro e identificação do nome do responsável. A notação de controle é registrada e controlada automaticamente pelo PHL.
^d - Data e horário de criação ou modificação do registro no formato AAAAMMDD;
^b - Identificação do responsável pela criação ou edição do registro.

Subcampo "d" da primeira ocorrência indexado com o prefixo [DTR=] e subcampo "b" da primeira ocorrência indexado com o prefixo [BIB=]. O ano do registro é indexado com o prefixo [ANO=], o mês com o prefixo [MES=] e o dia com o prefixo [DIA=]. A segunda ocorrência que se refere à dados da modificação do registro não é indexada.
```
Exemplos de buscas: DTR=20040201
                    BIB=login
                    ANO=2003
                    MES=02
                    DIA=01
```